こんにちは、Kayoです。数年前よりリモートで仕事をしており、お客さんにドキュメントや表を提出することがよくあります。そんななか、パソコンを買い換え、Officeを新たに買う必要が出てきました。
しかしOfficeはWordとExcelだけでも2万5千円ほどします。この時私は思い切って「Officeを使わずに仕事をする」ことを試してみました。
結論から言うと、「Officeを買わずして、ほとんどWordやEcxelのような機能が使えて仕事ができました」。今回はその方法をご紹介します。
Officeを使わないってことは、節約にもなる上、「パソコンへの余計なインストールが省けるから、PCの性能が上がる」っていうメリットもあります。まぁ、複雑なことは置いといて、Officeを買わずしてエクセルなどを使う方法をお伝えします。
【2018】今やパソコン買うときOfficeも買わなくてOK、無料でワード・エクセルを使おう
結論：Officeを購入しなくても、仕事はできます
もう一度言いますが、Officeを購入しなくても、今やOfficeに代わるサービスが無料で利用できます。以下２つの方法とその使い方を紹介します。
①オンラインだけで無料でOfficeが使える
②GoogleサービスでOffice以上の機能が無料で使える
無料サービス①「Office Online」
「Office Online （＝オフィス・オンライン）」は、Officeの製造元であるMicrosoftが無料で提供している、オンライン上で使えるワード・エクセルです。
Office Onlineの使い方
Office Onlineではまず最初に右上の「サインイン」からアカウントを作成します。アカウントを作成し、サインインしたらすぐにワードやエクセルを使うことができます。
Office Onlineで使えるWordやExcelの使い方は、通常のワード・エクセルと同じです。もちろん、”オンライン”と言うだけあって、インターネット上でしか編集はできません。あとはこのエクセル上でいつものように作りたい表を作っていけばOKです。
Office Onlineが無料の理由
ではぜ無料なのでしょう？それはおそらく「今から紹介するSpreadsheetなどが無料でしかも多機能で配布されているから」です。
SpreadsheetはMicrosoftの競合、Googleのサービスです。そしてこのサービスが多機能かつ無料のため、同じオンライン上で使うにはMicrosoftのOfficeも無料で提供しないと勝ち目がないわけです。
だったらOfficeがGoogleサービスに勝つポイントは何か？それは「オフライン」、つまりローカルのPCでエクセルなどをいじって、メールで送れるということ。従来のビジネスはこの、「オフライン作成」→「メール」が一般的でした。
しかし今のGoogleサービスは「共有しながらオンラインで作成」です。作成過程も全員に見えるので、作業が効率的です。正直に言って現代企業がこのサービスに切り替えない手はありません。
それでもOfficeを使い続けたい人のニーズは、「やり方を変えない方が楽」だからです。そういう意味で未だにOfficeの需要はあるというわけです。
説明が長くなりました。つまり今でもOfficeを使わなければいけない環境で、かつOfficeをインストールしていない人は、OfficeOnlineが無料で使えてお得ですよ。
Office Onlineの効果的な使い方
ここでOffice Onlineの効果的な使い方を補足します。Office Onlineはインターネット上でしか編集・保存ができませんが、実は「ダウンロード」という機能があり、オンライン上で作ったエクセルなどをPCに落とすことができます。
「ファイル」→「コピーのダウンロード」でダウンロードできます
という声が聞こえてきそうですね。ええ、そうです。 ですが、その自分のPCでは見られないエクセルファイルをメールに添付して、PCにエクセルをインストールしている人に送れば、その人は編集できます。
つまり、例えば
「お客さんからエクセルで送ってほしいと言われた」
→「Office onlineで無料で作ったエクセルをダウンロードして、メールに添付してお客さんに提出した」
→「お客さんはエクセルを確認することができた」
ということも無料のOfficeでできます。
Office Online まとめ
Word、Excelだけでなく、Power Pointや他の機能も無料で利用できるOffice Online、一度試してみてはいかがでしょうか。
無料サービス②「Google Document / Spreadsheet」
さっきのOffice Onlineは、正規版のOfficeをちょっと簡易的に使えるものでした。初心者の方にまずはおすすめなやり方です。
次にご紹介したいのが、「Google Document / Spreadsheet」という無料サービスです。その名の通り、Googleが提供するオンラインのドキュメント＆表計算シートになります。
以下、Google SpreadsheetをExcelと比較しながら説明していきます。Google DocumentとWordの違いも同じように考えて読まれてください。
Google Spreadsheetとエクセルの違い
まず、Google Spreadsheetの見た目と機能はエクセルと似ています。ただ、Spreadsheetは完全オンラインでしか使えません。エクセルはお金を払えばオフラインでも使用できましたが、Spreadsheetは完全オンラインサービスです。
こちらがSpreadsheetの画面。パッと見、エクセルに見えますね。私もしばらくエクセルと勘違いして使っていました。←おいおい
複数人で１シートを同時に編集できる「共有」
「完全オンラインサービス」とは、Spreadsheetはオンラインで複数人と編集するのが前提のサービスということです。と言っても、あまりピンと来ないと思います。
イメージだと「インターネット上にあるでっかい模造紙＝Spreadsheet」と思ってください。
Spreadsheetは一つのシートを複数人で複数人で共有して、かつ同時に編集できます。自分がシートを開いている間に他の人が何かを書いている動きが見えるということです。
「保存」がなく「履歴」がある
「複数人で同時に編集するなら、保存は誰がいつできるの？」と思うでしょう。自分がせっかく書いた文章が他人に消されたら仕事は進みません。実は、Spreadsheetには「保存」機能がありません。
保存機能がないというのは、文字通り保存できないわけではなく、常に自動保存されるということです。
と思います。しかしSpreadsheetは「履歴」という機能があり、いつでも好きな時点にバックデートできるので問題ありません。
「履歴でバックデートする方法
「ファイル」→「版の履歴」→「変更履歴を表示」で、これまでの変更が全部見れます。
例えば誰かが悪口を書いていたこともみんなに丸わかりです（笑）戻りたい時点の履歴で「この版を復元」を押せば、その時のSpreadsheetにバックデートできます。
履歴の保存期間は「そのSpreadsheetが生まれてから今まで」のため、初期にまで戻ることもできます。使いこなせばとても便利な機能です。
エクセルにはない計算式がある
もう一つ、Spreadsheetの良い点として、「Excelにはない計算式が使える」点です。ちょっと上級者的な話なのですが、Spreadsheetだと、「オンラインから取得した情報をパラメータとして計算する」ことができます。
例えばGoogleFinanceという関数は、「現在の為替相場で計算した商品のドル価格」などが自動で計算できます。式はSpreadsheetを開くごとに更新されるので、昨日シートを開いた時の価格と、今日のシートに書かれてある価格が違うということになります。
エクセルに変換、エクセルから変換できる
Spreadsheetはエクセルへの変換が可能、そしてエクセルからSpreadsheetへの変換も可能です。Spreadsheetはオンライン上でしか使えませんが、もしもどうしてもエクセルでメールを送りたい場合は「エクセルでダウンロード」して貼り付ければ送信できます。
「ファイル」→「形式を指定してダウンロード」→「Microsoft Excel(.xlsx)」 で、ダウンロードできます。
逆に、もともとエクセルだったものをSpreadsheetに代える場合は、エクセルをGoogle Driveにアップロードしたのち、「Spreadsheetで開く」を押せば、かなりのレベルでSpreadsheetに変換できます。
色々と書きましたが、「SpreadsheetはExcelと変換可能」ってだけ覚えておいてください♪
Spreadsheetの利用方法
さて、Spreadsheetの始め方ですが、これも Office Onlineと同じです。Spreadsheetにアクセスして、最初にアカウントを作成してすればすぐに利用できます。
使いこなせばエクセル以上の利用方法があるのがSpreadsheetです。しかも無料が前提のサービスなので、課金なども全くありません。
もっと知りたい、始めてみたいけどどうしたら良いかわからないって方は、「プロフィール」の「お問い合わせ」から質問してもらえれば答えるかもしれません。
まとめ
今回は、「Officeを買わずして、これまで使っていたWordやExcelのような機能を使えるのか？」について、YES、そして無料で多機能のサービスが使えることをお伝えしてきました。
「ものを減らすことは、目に見えるものだけでなく、PCにインストールしているソフトを減らすのも然り」です。ソフトが減れば充電の持ちが良くなり、性能が上がり、 PCの寿命も長くなります。
ぜひ余計なものは取っ払って、ミニマルで高性能なPCライフを楽しみましょう。
