まだエクセル使ってる?だったらスプレッドシートを使ってみて!すっごく便利だから

まだエクセル使ってる?だったらスプレッドシートを使ってみて!すっごく便利だから

こんにちは、カヨです。今日は、

最近エクセルより便利な表計算ソフトがあるって聞いたんだけど、本当?
PC買いかえたけど、Officeを買うと3万くらいする。どうにか安くする方法ないかな

という疑問と悩みにこたえます。

 

結論から言うと、「スプレッドシートを使おう」です。

まだエクセル使ってる?だったらスプレッドシートを使ってみて!すごく便利だから

 

スプレッドシートとは

さっそくお悩み解決策ですが、”スプレッドシート”を使うと、エクセル、いやそれ以上の機能を無料で使うことができます。

 

↑こーゆーやつ

スプレッドシートは無料の表計算サービス

スプレッドシートは、Googleが提供している無料のWEBサービスです。

Webサービスってよく聞くけど、イマイチピンとこないんだけど。。。それに無料なら機能が劣っているっていうこと?

WEBサービスとは、インターネットを使った機能のこと。Gmailのエクセル版と考えてください。

 

Gmailは無料で使えますよね、スプレッドシートもGmailと同じGoogleが提供しているので、無料でスプレッドシートを使うことができるんです。それにGmailは無料だけどしっかりメール機能を果たしていますよね。スプレッドシートも完全無料でフルの機能が使えます。

 

 

スプレッドシートとエクセルの違い

スプレッドシートが何者かは分かった。エクセルとどう違うか教えて

 

端的に説明しますね。

 

①エクセルでできることはスプレッドシートでできる

まず、「エクセルでできることはスプレッドシートでほとんどできます」。むしろスプレッドシートの方がトータルの機能が多いです。

 

②スプレッドシートの関数が検索エンジンレベル

後で説明しますが、スプレッドシートはオンラインの表計算ソフトです。オンラインゆえに、スプレッドシートにはエクセルにない関数が山ほどあります。そして日々新しい関数が生まれています。

 

例えばセルに「=GOOGLEFINANCE(“GOOG”, “price”, DATE(2014,1,1), DATE(2014,12,31), “DAILY”)」という関数を記入すると、”GOOG”という銘柄の2014年の毎日の株価がスプレッドシート上に表示されます。365日分!すご〜い。

これを使えば「”GOOG”社の1年間の株価推移のグラフを作ろう」というときに、1日ずつ株価を調べる手間なく、一つの関数で365日文の株価が一気に出てきますよね!それにスプレッドシートはグラフも作れます。

 

③処理が速い、フリーズしない、インストール不要

PCをよく使う人におすすめしたいのがなんといってもこれ、「スプレッドシートは動きがめっちゃサクサク」。

もうね、仕事していて何が大事かというと、「たくさんの機能がある」ことよりも「処理・動きが早い、サクサク!」なのですよ。その点スプレッドシートはしっかり満たしていて、私のハートをがっちり捉えました。

まず処理スピードはめっちゃ速いです。エクセル使っていて、しょっちゅうフリーズしません?ないしは砂時計状態・・・あれがスプレッドシートには無いので本気でストレスフリーです。

それにエクセルと違ってダウンロードなどが不要です。ってことはつまり、PCのリソースを使わないってこと。PCへの負荷も減ります。

 

ほんとこのサクサク感はぜひ試して欲しいです!

 

④「共有」が大前提

エクセルを自分以外の人に見てもらう時って、これまでメールで送っていましたよね。スプレッドシートに”送る”という概念はありません。代わりに”共有”します。

送るも共有も変わんないんじゃないの?

 

それがここで言えば結構変わっていて、

エクセルの”送る”機能

例えばあなたが作ったエクセルを誰かにメールで送ります。エクセルをもらった人は訂正があったので編集して「エクセルREV1」を送ります。それをもらったあなたはまた訂正して「エクセルREV2」を送ります・・・・

このような「バージョンを更新するやりとり」がエクセルではあります。

しかしこれだとよく困るのが

KAYO
バージョンどれが最新だったっけ!?・・・あっ、古いバージョンの送っちゃった!

 

となるパターンです。めっちゃあるあるですよね。ただこれがスプレッドシートだと、「送る」ことはないのでトラブルを防げます。

 

スプレッドシートの”共有”機能

スプレッドシートには「共有」機能があります。これはオンライン上でこのスプレッドシートを皆で管理するという概念です。スプレッドシートは英語で「模造紙」という意味。つまり「皆で広げて書く」ことができるんです。

 

実際、自分がスプレッドシートを編集している時、他者も同時に編集することができます。だから、動的に、スピーディに編集ができるんですね。この機能は使い慣れないうちはけっこう戸惑いますが、慣れると生産性がムチャクチャ上がりますので超おすすめです。

 

KAYO
上が実際のスプレッドシートです。右上の「共有」を押して

共有したい相手のGoogleIDかgmailアドレスを打ち込むと、その人と共有することができます。共有範囲は「閲覧のみ」や「編集可能」などを選べます。

 

 

⑤”保存”がない。”履歴”がある

「共有」機能で他者と同時編集できるなら、「保存」はいつできるの!?と思ったあなたはスルドイ!!

 

そう、スプレッドシートには「保存」機能がないんです。

へっ、じゃぁ毎回ブラウザ閉じたら全部消えちゃうの!?初期のファミコンじゃないんだから!

 

そう思った方、安心してください。スプレッドシートは画面を閉じても消えません。きちんとGoogleドライブ(Web上のフォルダ)上に名前をつけたスプレッドシートが残っています。しかも前回編集したところまで保存されています。つまりオートセーブなので、わざわざ「保存ボタン」がないのです。

 

よかった・・・いや待て、それだと前に戻りたいときはどうしたらいいの?

 

そんなときに使える機能が、「履歴」機能。じつはスプレッドシートは、そのスプレッドシートが生まれてから今までの履歴を全部残しているんです。つまり「いつの時点でのスプレッドシートにもバックデートできる」ということ。これ、めっちゃすごいんです!

 

KAYO

実際の画面がこちらです↓「変更履歴を表示」で、”いつ” ”誰が” ”どこを” 修正したかわかります。

そして履歴を遡って、もしも「昨日のバージョンに戻したい!」と思えば、左上の「この版の復元」ボタンから、あの日あの時のバージョンまで復元することができるんです。

 

 

すごいですよね。しかもこの「版」は何年分も記憶されているんですよ。ほんと、頭が上がりません。

逆に言えば、スプレッドシートに誰かの悪口を書いていればたとえそれを後で消しても残ってしまうから、ご注意をw

 

⑥エクセルに変換できる

ここまでスプレッドシートの機能を説明すると、もうこれ以上ないと思われそうですが、あるんです。しかも究極の技が!それが・・・

 

「スプレッドシートからエクセルに変換できる」です。

 

エエエーーーーー!!!競合相手の製品に変換できちゃうんですかぁ?

もう、こういうところでGoogleから、そこはかとない実力を感じます。

エクセルの後にできたスプレッドシート、このスプレッドシートはエクセルに変換できるし、エクセルからも変換できます。もちろん、csvやpdfにも変換できます。まぁ、実際は技術的には難しくないんでしょうがね、ユーザーの気持ちに立てば、周りにはエクセルで仕事をしている人がたくさんいるから「エクセル変換」はニーズがありますよね。

 

 

スプレッドシートのデメリット

駆け足でスプレッドシートのメリットをお伝えしました。本当はまだあるんですが、主要な部分だけお伝えしました。

最後にスプレッドシートのデメリットです。それは「新しいテクノロジーを使う」ことへの面倒くささと、転換初期の処理速度の低下です。

新しいことを取り入れる時は、なんでもそうなんですが・・・ね

 

 

まとめ

今日は「エクセルを使っている人におすすめのスプレッドシート」を紹介しました。

実際にスプレッドシートをどう使っていくかというのは別の記事で紹介したいと思います。

 

個人的な感想ですがスプレッドシート、使い始めて2年ほどですが、使えば使うほど「めちゃくちゃいいな」と思っています。

今じゃ社内にあるエクセルファイルをどんどんスプレッドシートに変換していっているし、

エクセルのやりとりしかできない場合は、一旦自分だけスプレッドシートに変換して、サクサク編集してまたエクセルに戻したりして、作業時間を減らしています。

 

というわけで仕事がサクサクはかどるスプレッドシート、ぜひ一度試してみてください!

 

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