こんにちは、カヨです。今回は
という声にお答えします。
前回、エクセルを使っているなら、使いやすくて高機能で無料のスプレッドシートを使うべし
という記事を書きましたので今日は、スプレッドシートの使い方、始め方を具体的に紹介します。
エクセルより高機能で使いやすいスプレッドシートを使ってみよう、導入編
振り返り：エクセルを使っている人にスプレッドシートを勧める理由
ざっくり前回のポイントをまとめると
①エクセルより高機能で使いやすい、しかも無料の「スプレッドシート」というものがある
②昨日はエクセルと似ている、むしろスプレッドシートの方が高機能
③オンラインで、他人と「共有」しながら同時編集できる
④常にオートセーブで、戻りたいときは1年前でもいつでも昔の状態に戻せる
という、スプレッドシートの魅力がありました。今日は、さっそくそのスプレッドシートを使ってみようと思います。
「習うより慣れろ」と言いますが、習いながら使えば早く慣れます。それでは、レッツゴー！！
まずはスプレッドシートを開いてみよう
何はともあれまずはスプレッドシートのサイトへアクセス。
真ん中の「Google スプレッドシートを使う」よりスプレッドシートへアクセス。「新しいスプレッドシートを作成」の「＋」ボタンからファイルを作成します。
するとスプレッドシートが表示されました。あとはエクセルと同じようにセルに値を入れていけばOKです。
それでは以下、便利なスプレッドシートの使い方をポイントごとにお伝えします。
①テーマを決めよう
スプレッドシートの用途が決まっているなら、Googleが用意している「テンプレート」を利用すると便利です。「To Do」等のタスク管理テーマからカレンダーや予算など、いろいろバリエーションがあるので、活用するといいですよ。
「テンプレート」を使うには新規にスプレッドシートを開くときに、上部の「テンプレートギャラリー」ボタンから選びましょう。
②エクセルをインポートしよう
イチからスプレッドシートを作るのではなく、今あるエクセルを編集したい場合、「インポート」をしてエクセルからスプレッドシートに変換しましょう。
インポートするためにはまず新規にスプレッドシートを開き、「ファイル」➡「インポート」➡「アップロード」すると、PCにあるエクセルファイルをアップロードし、スプレッドシートに変換することができます。
ドラッグか選択をしてエクセルを選びましょう。既に出来上がっているエクセルを使えるのでスピーディですね。
③便利な関数を使おう
シートの準備ができたらいよいよ中身を作成していきましょう。とはいっても、スプレッドシートの使い方はエクセルとほぼ一緒なので同じ感覚で作成していけば大丈夫。大きな違いは「関数」。スプレッドシートはオンラインという性質を使って、便利な関数をたくさん使えます。たとえば、
翻訳関数を使おう
Google翻訳って知っていますか？町で外国人がよく活用している、瞬時に文字を翻訳するツールです。じつはこれがスプレッドシートで使えます。たとえばスプレッドシートに、日本語で以下のような国名を入力します。
そしてこの隣にGoogle翻訳関数である「=GOOGLETRANSLATE(B2,“ja”,“en”)」と書きます。すると、ぴこんっ！
なんと、「日本」の英語である「Japan」が出てきました。そしてこのJapanのセルを、エクセルでコピーするときのように右下の角から下にビーっと引っ張っていくと・・・
まぁ、なんと各国の英語名称が一発で出てきました。
これは何かというと、最初に一つ「=GOOGLETRANSLATE(B2,“ja”,“en”)」という関数を入れました。この意味は、「＝翻訳せよ（B2のセルを、”日本語”から”英語へ”）」ということ。
つまり「B2」を変えれば別のセルを翻訳するし、”ja”や”en”を別の言語に変えれば違う言語に翻訳します。
試しに隣に「=GOOGLETRANSLATE(C2,“en”,“fr”)＝“en”から”fr”へ翻訳せよ」という関数をいれます。すると、
このように翻訳関数を利用すれば、単語レベルの外国語なら一括で複数の言語を翻訳してくれます。もちろん、翻訳できる言語も100以上です。
他の便利な関数も使おう
他にも便利な関数はたくさんあります。ただ、関数は覚えるものではなくて、「使いたい」と思ったときに都度Googleで検索しましょう。
というのもGoogle関数は「世界中の人が知りたい、使いたい、と思っていそうな関数を日々作り出している」から。つまりその検索ソースから検索するのが一番効率的です。
参考までに、➡️Googleスプレッドシート関数一覧
④感動的なグラフを作ってみよう
スプレッドシートの面白い機能に「地図グラフ」があります。これは任意の値を入れた表を地図でグラフ化できるということ。ちょっと意味が分からないので一緒にやってみましょう。
まずは表に国名と数値をいれます。
そして「挿入」➡「グラフ」➡「地図」を選ぶと・・・・
ひょ～～、国名に合わせてその数値で地図が色分けされました！また、上の画像では分かりませんが、国の上にカーソルを置くと、国名と数値が出てきます。
このように、スプレッドシートには次世代のグラフ機能もあります。探れば探るほど面白い使い方が見つかるスプレッドシート、いろいろと試してみてください。
⑤保存してみよう・・あれ、保存できない？
ある程度スプレッドシートを作ったら、保存してみましょう。「ファイル」から「保存」・・・と、あれ？保存ボタンがないっ！？
そうなんです。スプレッドシートには保存ボタンがないんです。これは”保存ができない”という意味ではなく、”自動保存”だから、いつスプレッドシートを閉じても常にインターネットにおいて最新の状態でスプレッドシートが保存されているんです。
と思ったあなたはスルドイ！そうなんです、いや、そうじゃないんです。バックアップを取る必要があると一瞬思いますが、実はいらないんです。理由は、「バックデート機能」があるからです。バックデートとは、昔の状態のファイルに戻れるということ。具体的には、
戻りたいスプレッドシートで「ファイル」➡「変更履歴」➡「変更履歴を表示」を押します。すると右側に、このスプレッドシートが生まれてから今までの変更履歴が一覧で出てきました！
そして戻りたいバージョンの履歴をクリックし、ページ上部の「この版を復元」を押します。すると、その時のバージョンに戻れるわけです！すごいですよね。
この「履歴に戻る」機能は特に、複数人で編集しているときに便利です。途中でシートに変な変更が入ったときなどに、ミスの原因が分かることができます。複雑な計算式を組み立てていたら、途中でのミスが致命傷になりますからね。
⑥「共有」で同時編集しよう
最後に紹介するのはスプレッドシート最大の特徴である「共有」です。これは「複数人で同時に一つのスプレッドシートを編集できる」機能です。これまでのエクセルだと、「完成したエクセルを送り合う」というやり方でした。ただこれだと編集がたくさん入ればその分時間がかかりますよね。
スプレッドシートは同時編集なので、「間違いに気づいた人が修正する、改善したいと思った人が変更を施す、しかも自分がやりたいときに」ということができます。
それではさっそく共有してみましょう。やり方は簡単。シート上部の「共有」を押し、共有したい相手のgmailアドレスなどを入れるだけです。gmailがない方は、スプレッドシートのリンクをLINEなどにべた張りして送れば、相手はスプレッドシートにアクセスできます。
一応、セキュリティ観点があるので、初めての人が自分のスプレッドシートにアクセスするときには「このユーザー権限を”閲覧”と”編集”どちらにしますか」と聞かれます。”閲覧”なら文字通りシートを見ることしかできません。”編集”ならその人もシートを編集することができます。
おまけ：エクセルに変換しよう
最後におまけで「エクセルへの変換」方法をお伝えします。なんだかんだエクセルでしかデータを送れない相手はたくさんいますので・・。
「ファイル」➡「形式を指定してダウンロード」➡「Microsoft Escel (.xlsx)」で、エクセルファイルをダウンロードできます。ダウンロード後は念のためにデータが壊れていないかファイルを開けて確認しましょう。
まとめ
今日は、スプレッドシートの使い方をお伝えしました。スプレッドシートの特徴を簡潔にまとめると、①スピーディ ②履歴に戻る ③みんなで同時編集です。
とくにデータが増えてきた時に、エクセルを使っていた時と比べて①スピーディさを強く感じます。便利な無料ツールを使って、これからもサクサク仕事を進めていきましょう！
